ASSOMEDIA - La boîte à Outils
Mode d'Emploi
Dans un premier temps l' utilisateur remplit un formulaire d'inscription, pour,
au choix, l'ouverture d'un compte d'une association, d'un artiste ou d'un artisan. L'utilisateur enregistré disposera
d'un mot de passe et d'un identifiant (pseudo) lui permettant d'accéder
à l'interface d'administration / Contrôle. La fameuse boîte
à outils.
Prenons le cas d'un compte association. Pour un compte artiste, ou artisan
les procédures sont identiques.
Interface d'administration / Contrôle
Comme son nom l'indique tout est administré et controlé à partir d'ici.
Sa fiche personnelle : chacun possède sa fiche et peut mettre ses coordonnées,
des infos personnelles, une photo / image / icone et se présenter à
travers un texte.
L'espace Membres : l'utilisateur ayant créé le compte est appelé
administrateur et peut ajouter des membres ayant accès à son compte
associatif, artistique ou artisan. On enregistre tous les membres du compte à travers
cet outil. On donne à chacun son identifiant et son mot de passe pour
que chacun puisse participer à la gestion et à la vie du compte
associatif.
L'administrateur peut, pour chaque membre, donner ou limiter l'accès
aux outils pour gérer l'association. Ainsi deux personnes peuvent accéder
à la gestion du forum, deux autres à la gestions des annonces,
ainsi de suite.
Le statut de membre permet d'accéder à l'interface d'administration
/ Contrôle de l'association d'une part et aussi de visualiser les informations décidées
"visibles que par les membres".
La page de présentation : historique, objectifs, fonctionnement :
cet outil tout simple permet de placer un texte pour chaque élément
(historique, objectifs, fonctionnement), et ainsi de se présenter en tant qu'association.
Ces textes seront à l'accueil de votre association. Ces textes sont donc à soigner au maximum.
Acteurs :
cet outil permet d'enregistrer vos partenaires et les partenariats que vous avez établis. Soit ils sont présents sur Assomedia et dans ce cas il faut
juste les sélectionner comme partenaire, soit il faut leur créer une fiche les présentant
et, par exemple, mettre un lien vers leur site s'ils en ont un.
Actions :
l'enregistrement et la présentation des actions : les activités, les projets, les évènements,
quoi de plus important. Cet outil vous permet de créer vos fiches et d'y joindre tous les éléments utiles.
Actualités / Agenda :
cet outil permet d'enregistrer toutes les dates qui méritent d'être soulignées : date de réunion, lancement de projet,
date de manifestation, anniversaire d'un membre,..., tout ce qui peut être utile.
Les Petites Annonces :
vous avez besoin de quelque chose, faites le savoir, passez vos annonces !
Dossier de Presse :
Enregistrez et présentez les articles qui vous concerne, crééez votre dossier de presse. Pour chaque article, créez une
fiche dans laquelle vous pouvez réagir à ce qui a été dit dans l'article. Comme cela vous avez votre
droit de réponse. Si l'article est en ligne, mettez un lien vers celui-ci.
Les Medias :
sont appelés médias : les images, les contenus audio, les contenus vidéos et tous les types de fichiers que l'on utilise. Les fichiers Flash, les PDF,
les documents Textes, word, etc... Des "visualiseurs" sont disponibles pour les images, les contenus audios, vidéos et textes simples. Pour la vidéo, les limites seront
fonction de l'espace disponible.
Le Live :
Quand un élément est programmé dans l'agenda pour le live, par exemple une discussion, une présentation d'un projet,
un reportage photo ou video, l'heure programmée venue, il est diffusé dans la rubrique live
qui est divisée en deux parties visibles simultanément : une fenêtre de diffusion et une fenêtre où l'on peut " chater " directement
sur le contenu diffusé. Une fois le live terminé, le contenu de la discussion devient accessible via le
forum où la discussion peut se poursuivre non plus par chat mais par messages.
Le Forum - Espace d'Expression Libre :
Il est possible de proposer des discussions dans lesquels les internautes peuvent intervenir en rédigeant des articles. Les internautes peuvent aussi envoyer
leurs propositions de discussion. Les propositions envoyées sont reçus par les modérateurs qui ne sont en fait que les personnes ayant les droits
de gestion du forum. Ils décident de les valider ou non. Les articles non validés par les modérateurs apparaissent avec une pastille
de couleur précisant qu'ils n'ont pas encore été validés.
Courrier / Contacts :
envoyer un message à tout ses membres, avoir les contacts de tout ses partenaires, créér ses mailing-list. Désigner un membre pour placer ici tous les messages reçus
par courrier postal, par mail pour centraliser les informations. Mettre une copie de tous les messages envoyés...
Suivis :
un suivi, c'est enregistrer à telle date, telle action a été faite par telle personne. Créer un suivi pour un dossier en construction, pour un suivi de partenaire, pour un dossier envoyé.
A vous d'utiliser cet outil à votre convenance.
Intranet - Les Infos "visibles que par les membres"
Pour chaque information présentée de l'association, les outils proposent,
soit une restriction "visible que pour les membres", soit visible par tous. Visible que
pour les membre signifie que tant que l'on est pas identifié comme Membre
de l'association à travers le formulaire d'identification sur le site,
ces informations n'apparaissent pas. Ce qui permet d'avoir une communication interne (un intranet) et une communication
externe (internet). La communication interne permettant de donner à ses
membres des informations non utiles pour les internautes, par exemple un dossier en construction,
des réunions, des listes de contacts, ...
Intéractions entre outils
Prenons l'exemple d'un projet, une fois la fiche créée, il est possible de joindre la liste des membres du projet,
de lui dédier des discussions, des annonces, un dossier en construction visible que par les membres, une liste de contacts prospectés comme
potentiels partenaires, un suivi pour chaque action entreprise.
Tous les éléments peuvent être liés les uns aux autres, à vous de les utiliser
comme bon vous semble.
Gestions Mutualisées - Réseaux
Dans la vie de tous les jours, nous organisons des projets ou menons des activités à plusieurs.
De même, plusieurs acteurs, associations, artistes ou artisans peuvent se regrouper pour agir en réseau. Il était donc essentiel que ces possibilités soient présentes
dans ASSOMEDIA. Pour créer un projet géré à plusieurs, il suffit qu'un des acteurs créé le projet sur son compte, coche
gestion mutualisée et sélectionne les autres acteurs. Par exemple, cette fonctionnalité peut s'avérer très pratique pour la mise en place
d'un festival où les acteurs sont nombreux et variés pour travailler sur un dossier de présentation, avoir un planning commun ou autre.
La possibilité d'ouvrir un compte en tant que réseau permet de communiquer et d'utiliser toutes ces fonctionnalités pour un rassemblement d'acteurs.
Moteur de recherche
Il sera choisi d'utiliser, pour rechercher dans les contenus du site uniquement, une barre de recherche utilisant par exemple google, yahoo ou Reacteur.
Optimisation pour le référencement
Toutes les pages générées par les outils sont optimisées pour
le référencement. C'est à dire qu'elle sont indexées par les moteurs de recherche et
donc accessibles par ceux-ci. Par contre les pages visibles que par les membres ne sont pas indexées. Si vous ne voulez pas
que telle page soit indexée par les moteurs, il suffit de cocher dans l'outil ne pas indexer.
Soit le titre, la description et les mots clés sont générés automatiquement ainsi que
le pied de chaque page (avec les liens des partenaires que vous avez sélectionné). Soit vous pouvez éditer vous-même pour chacune de vos pages les contenus
précités qui servent pour être référencé au mieux.
